Minggu, 25 September 2011

tugas SISTEM INFORMASI AKUTANSI

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SISTEM
 Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Elemen sistem :
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.

Jenis Sistem :
Sistem Lingkaran Terbuka  sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
Sistem Lingkaran Tertutup  sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.

Sifat Sistem :
1. Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
2. Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.

Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik
Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.



Sistem juga mempunya 3 subsistem yaitu:
• Sistem pemrosesan transaksi, mendukung proses operasi bisnis harian.
• Sistem buku besar/laporan keuangan, menghasilkan laporan keuangan seperti laba/rugi, neraca, arus balik
• Sistem pelaporan manajemen yang menyediakan pihak manajemen internal be rbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan, seperti anggaran, laporan kerja, serta laporan pertanggungjawaban.

Sebuah sistaem akutansi dapat menambah nilai mutunya dengan cra, yaitu:
• Menyediakan informasi yangh akurat dan tepat waktu sehingga dapat aktivitas utama pada vsue chain secara efektif dan efisien.
• Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan.
• Meningkatkan efisiensi.
• Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan
• Meningkatkan sharing knowledge
• Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan




Contoh system informasi akuntansi sebagai pusat informasi perusahaan:
• Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut.
• Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk trsebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP.

Di Dalam SIA Terdapat Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Fokus Awal Pada Data
Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.

Fokus Baru Pada Informasi
Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan
Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.

Fokus Sekarang Pada Komunikasi
Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.

Fokus Potensial Pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani data rinci
4. Berfokus historis
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal

Perbedaan SIA dan SIM :
• SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang
• SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi

2 komponen SIA
- Spesialis Informasi
- Akuntan


Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :
Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :
1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :
1. Sistem Akuntansi Biaya
2. Sistem Budgeting




Sistem Akuntansi Biaya
 Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan
Budgeting
 adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan

Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :
1. Analisa Perilaku
2. Metode kuantitatif
3. Komputer

Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.
Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.




Metode Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.

Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.





Di rumah sakit juga tejadi SISTEM INFORMASI AKUTANSI dengan bertujuan seperti :

1. Untuk mendukung dan memudahkan kegiatan operasi sehari-hari rumah sakit misalnya dalam memproses setiap transaksi yang terjadi dalam pelayanan rawat jalan sehingga pemberian jasa/pelayanan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
2. Untuk menyediakan informasi dan data-data yang akurat, relevan dan tepat waktu yang diperlukan untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi rumah sakit didesain untuk mengumpulkan informasi yang dapat digunakan untuk membantu dalam proses pengambilan keputusan. Data yang diperlukan tidak perlu berlebihan , akan tetapi relevansi dan reliabilitas data lebih diutamakan dalam pengumpulannya
3. Untuk meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit.
4. Untuk meningkatkan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan rumah sakit.
5. Menjamin bahwa implementasi sistem dan prosedur dapat berjalan secara akuntabel khususnya dalam pengadministrasian transaksi yang berkaitan dengan keuangan.
6. Membantu kelancaran proses akuntansi yang memungkinkan agar laporan keuangan yang disusun oleh rumah sakit lebih auditable.
7. Menjamin terciptanya pengendalian dan meminimalisasi kemungkinan terjadinya berbagai kecurangan dalam pengelolaan keuangan rumah sakit.



Hubungan Antara Sistem Informasi dan Struktur Organisasi Rumah Sakit , meliputi :

Struktur organisasi rumah sakit merupakan salah satu bagian penting dalam sistem akuntansi dan keuangan. Keberhasilan implementasi sistem akuntansi dan keuangan sangat tergantung pada struktur organisasi yang baik. Sistem akuntansi dan keuangan yang baik tidak akan dapat berjalan dengan baik jika tidak didukung oleh stuktur organisasi dan sumber daya manusia yang memadai. Struktur organisasi yang baik adalah sistem informasi akuntansi yang menjamin terlaksananya pengendalian internal. Pada peraturan pemerintah no 23 tahun 2005 disebutkan bahwa dalam hal instansi pemerintah perlu mengubah status kelembagaannya untuk menetapkan PPK-BLU, perubahan struktur kelembagaan dari instansi pemerintah tersebut berpedoman pada ketentuan yang ditetapkan oleh menteri yang bertanggung jawub di bidang pendayagunaan aparatur negara. Dalam peraturan menteri dalam negeri no.61 tahun 2007 pasal 34 dikemukakan bahwa secara garis besar Pejabat pengelola BLU terdiri atas, Pemimpin, Pejabat keuangan dan Pejabat teknis. Pemimpin sebagaimana dimaksud berfungsi sebagai penanggung jawab umum operasional dan keuangan BLUD. Pejabat keuangan BLUD berfungsi sebagai penanggungjawab keuangan BLUD dan Pejabat teknis BLUD berfungsi sebagai penanggung jawab teknis di bidang masing-masing.
Sistem dan struktur organisasi yang dimiliki oleh rumah sakit memiliki dampak yang sangat besar tehadap pengembangan sistem informasi akuntansi, untuk itu sebelum mengembangkan sebuah sistem informasi akuntasi, hubungan-hubungan berikut ini harus dipertimbangkan:
1. struktur organisasi rumah sakit mendasari aliran informasi yang paling utama dalam sistem informasi akuntansi. Garis vertikal dalam sebuah
struktur organisasi menunjukkan hubungan pertanggungjawaban dan wewenang.
2. garis horizontal menunjukkan aliran informasi antar karyawan dalam satu tingkatan.


Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi Rumah Sakit

Terdapat beberapa tahapan yang diperlukan untuk mengembangkan sistem informasi akuntansi rumah sakit:
1. Analisis
tahap awal yang harus dilalui dalam pengembangan sistem informasi akuntansi adalah melakukan analisis. Analisis diperlukan untuk mengidentifikasi jenis dan jumlah informasi yang diperlukan oleh pengguna sistem informasi akuntansi. Sistem analis kemudian mengidentifikasi sumber informasi yang diperlukan, menentukan pencatatan dan prosedur yang diperlukan untuk mengumpulkan dan melaporkan data.
2 Design (perancangan)
pada tahap ini sistem informasi akuntansi mulai dirancang. Untuk membangun sebuah sistem baru, perancangan dimulai dari hal-hal yang paling mendasar seperti formulir dan dokumen, metode dan prosedur, job description, pengawasan yang diperlukan, bentuk laporan yang dihasilkan oleh sistem serta peralatan (hardware dan software) yang diperlukan.
3. Implementation
Pada tahap implementasi, sistem informasi akuntansi yang telah dirancang mulai dioperasikan.

Ruang Lingkup Sistem Informasi Akuntansi Rumah Sakit

Sistem informasi akuntansi memegang peranan penting dalam sebuah siklus bisnis rumah sakit. Hal ini sangat diperlukan untuk mendukung akuntabilitas dalam pengelolaan bisnis dan pelaporan.
Sistem informasi akuntansi rumah sakit diperlukan untuk menghasilkan laporan keuangan yang transparan, akuntabel dan auditabel. Sebagaimana kita ketahui bahwa Badan Layanan Umum Daerah yang dalam hal ini adalah rumah sakit, diharuskan untuk menyusun laporan keuangan yang terdiri dari neraca, laporan operasional, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Baik untuk pelaporan kepada pihak eksternal maupun untuk kepentingan konsolidasi.
Untuk mendukung dan mempermudah penyusunan laporan keuangan, rumah sakit perlu membangun sebuah sistem informasi akuntansi. Agar laporan tersebut dapat disajikan tepat waktu dan informasi yang dihasilkan relevan dan akurat.
Sistem informasi akuntansi, akan membantu rumah sakit dalam hal:
1. Mengumpulkan, memproses dan mencatat seluruh transaksi akuntansi rumah sakit.
2. Menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan.
3. Membantu dalam melaksanakan pengawasan internal


Siklus Dalam Sistem Informasi Akuntansi Rumah Sakit


Secara garis besar siklus akuntansi dalam rumah sakit dapat dibagi menjadi:
1. Siklus pendapatan
Siklus pendapatan meliputi serangkaian prosedur pemberian jasa pelayanan oleh rumah sakit kepada pengguna jasa atau pihak lain, penerimaan kas, dan pengelolaan piutang.
a. Pemberian Produk Jasa Pelayanan
• Jasa pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit dapat dibedakan menjadi dua:
• Jasa Operasional yaitu jasa yang merupakan kegiatan operasi utama badan layanan umum.
• Jasa Non Operasional yaitu jasa yang berfungsi di dalam peningkatan mutu kinerja Badan Layanan Umum, namun tidak terkait secara langsung dengan pelayanan kepada pengguna jasa, misalnya administrasi,

2 Siklus Pengeluaran
Siklus pengeluaran berkaitan dengan pengadaan barang dan/atau jasa dari pihak lain serta pelunasan terhadap utang dan kewajiban yang timbul akibat pengadaan barang/jasa. Siklus ini terdiri dari proses seleksi pemasok (vendor selection), permintaan pembelian (requisitioning), pembelian (purchasing), utang usaha (accounts payable), dan akuntansi pengupahan (payroll accounting).
a. Pembelian/pengadaan barang dan jasa
Dalam permendagri No.61 tahun 2007 pasal 99 disebutkan bahwa pengadaan barang dan atau jasa pada BLUD dilaksanakan berdasarkan ketentuan yang berlaku bagi pengadaan barang/jasa pemerintah. Pada pasal 100 disebutkan bahwa BLUD dengan status penuh dapat diberikan fleksibilitas berupa pembebasan sebagian atau seluruhnya dari ketentuan yang berlaku umum bagi pengadaan barang dan/atau jasa pemerintah apabila terdapat alasan efektifitas dan efisiensi

Jenis pengadaan barang/jasa
Pengadaan barang/jasa yang memerlukan penyedia barang/jasa
• Pengadaan Barang
• Pengadaan Jasa Pemborongan
• Pengadaan Jasa Konsultasi
• Pengadaan Jasa Lainnya

Metoda pemilihan penyedia barang/jasa pemborongan/jasa lainnya terdiri dari
• pelelangan umum
• pelelangan terbatas
• pemilihan langsung,
• penunjukan langsung.

b. Pengelolaan Utang
Dilakukan untuk melakukan pembayaran kepada rekanan/pemasok.
BLUD diperkenankan untuk melakukan pinjaman atau utang untuk mendukung kegiatan operasionalnya. Pinjaman tersebut dapat berupa pinjaman jangka pendek atau pinjaman jangka panjang. Pinjaman jangka pendek digunakan untuk biaya operasional termasuk untuk menutupi keperluan defisit kas. Sedangkan pinjaman jangka panjang hanya digunakan untuk pengeluaran investasi/modal.


c. Pengupahan
Sistem pengupahan meliputi seluruh prosedur pengupahan dan menyajikan informasi terkait dengan personalia, seperti ketrampilan pegawai, pajak, dan potongan-potongan karyawan. Dalam BLU sistem pengupahan mencakup pengupahan kepada pegawai tetap yang sekaligus merupakan Pegawai Negeri Sipil dan pegawai tidak tetap atau honorer dengan remunerasi dalam bentuk gaji, insentif, dan/atau honor.

3 siklus produksi/pelayanan
Siklus produksi/pelayanan meliputi serangkaian proses untuk menghasilkan jasa pelayanan. Dalam BLUD seperti rumah sakit siklus pelayanan ini meliputi pengelolaan pelayanan, pengelolaan persediaan (seperti BMHP), penghitungan biaya (akuntansi biaya) dan pengelolaan properti.

a. Pengelolaan Pelayanan
Pengelolaan pelayanan merupakan bagian penting dalam siklus produksi/pelayanan. Proses ini berkaitan erat dengan akuntansi biaya yang digunakan untuk menentukan tarif. Sistem akuntansi biaya dalam badan layanan umum dilakukan dengan metode biaya per unit (unit cost).

b. Pengelolaan Persediaan
Dalam BLUD, pengelolaan persediaan meliputi serangkaian aktivitas seperti pencatatan persediaan dan laporan yang terkait dengan penggunaan persediaan, saldo akhir persediaan, dan tingkat persediaan minimum atau pun maksimum. penentuan saat pemesanan kembali barang merupakan bagian terpenting yang harus diperhatikan untuk menjaga ketersediaan barang (reorder point) dan prosedurnya disusun agar biaya penyimpanan persediaan dapat diminimalkan.



c. Pengelolaan Aktiva Tetap
Prosedur pengelolaan aktiva tetap pada BLUD meliputi serangkaian aktivitas sebagai berikut:
pencatatan yang memadai mengenai deskripsi aset, biaya perolehan, dan lokasi penempatan aset tersebut;
penghitungan penyusutan dan/atau amortisasi untuk keperluan akuntansi dan pajak;

penentuan nilai pertanggungan asuransi umum dan nilai pengalihan;
dan manajemen laporan terkait dengan rencana dan pengendalian untuk setiap jenis aset.

4. Siklus Keuangan
Siklus keuangan merupakan siklus yang berkaitan dengan perolehan dan pengelolaan capital fund (dana modal), seperti modal kerja (sumber dana kas atau dana likuid lainnya) dan sumber dana jangka panjang (obligasi dan saham). Siklus ini meliputi dua aktivitas penting yaitu pengelolaan kas masuk dan pengelolaan kas keluar.

a. Pengelolaan Kas Masuk
Pengelolaan kas masuk memerlukan serangkaian prosedur pengendalian yang ketat. Hal ini berkaitan dengan sifat bawaan kas (inherent) yang bersifat likuid (mudah dikonversikan dengan mata uang). Pengelolaan kas masuk meliputi serangkaian aktivitas seperti penyetoran penerimaan, sentralisasi penanganan kas, dan pendokumentasian bukti pendukung, dan pemisahan fungsi
pencatatan dan penyimpanan kas.

Refferensi: Permendagri No 59 Tahun 2007.
Weigandt, Jerry J, Donald E. Kieso, dan Paul D. Kimmel.2002.Accounting Principles.Edisi Keenam. Kanada : John Willey & Son
Wilkinson. Accounting Information System.